اولین محل برخورد مهمانان با همکاران هتل کجاست؟

از آنجایی که میز پذیرش به نوعی ویترین هر هتل است مدیریت این بخش یکی‌ از مهمترین قسمت ‌های سیستم مدیریت هتل است. سالها پیش، صنعت مهان نوازی و هتلداری به این اندازه شکوفا نشده بود. باید از اینترنت ممنون باشیم که باعث شده است تور‌ها و صنعت حمل و نقل رونقی بی‌ نظیر داشته باشند. شاید شما به این فکر باشید که واقعا نقش اینترنت در این پیشرفت ‌ها چیست. جواب به همان اندازه که ساده به نظر می‌‌آید پیچیده است. اینترنت به مصرف کنندگان کمک می‌‌کند تا به سادگی‌ مقصد خود را شناسایی کنند.

پیش از این شاهد بودیم فردی که قصد سفر داشت باید فرآیندی فرسایشی و دنباله دار را انجام می‌‌داد. این فرآیند باعث می‌‌شد که فرد از رفتن به مسافرت بدین خاطر سر باز بزند. به هر حال، رزرو آنلاین و بوکینگ کردن هتل ‌ها باعث شده است تا مردم اشتیاق بیشتری به مسافرت داشته باشند. این تغیرات فرصت بی‌ نظیری برای صنعت هتلداری ایجاد کرده است تا بتواند هتل‌ها را رونق بخشد. باید با بهبود خدمات باعث شویم مهمانان اقامتی بی‌ نظیر داشته باشند و برای اقامتی مجدد نیز ما را انتخاب کنند. دپارتمان ‌های مختلف هتل باید برای این کار به خوبی‌ سازماندهی‌ شوند تا تاثیری چشمگیر بر تجربه مهمان داشته باشد.

مهمترین دپارتمان فرانت آفیس است. اگر چه اکثر سازمان‌ ها بخش میز پذیرش را برای خوشآمدگویی به مهمانان دارند اما در هتل مسئولیت ‌ها و وظایف این بخش بسیار با ارزش تر است. بنابرین لازم است تا با سازماندهی مناسب تاثیر بهتری بر مهمان بگذاریم. وظیفه اصلی‌ بخش فرانت آفیس مدیریت و سازماندهی بخش هایی است که در رزرو آنلاین، خانه داری و همچنین مسائل مالی مهمانان نقشی دارند. به هر حال مهمترین وظیفه میز پذیرش رسیدگی به مهمانان است. همیشه گفته می‌‌شود که برخورد اول، اولین و آخرین فرصت ما برای تاثیر گذاشتن بر روی مهمان است. بنابرین افرادی که در میز پذیرش هستند باید رفتاری دوستانه، صبورانه و حمایتی داشته باشند.

در سیستم مدیریت هتل، میز پذیرش بسیاری از مسائل مالی مهمانان را مدیریت می‌‌کند. آنها لیست مهمانان را ساماندهی می‌‌کنند و همچنین فرآیند چک این و چک اوت را انجام می‌‌دهند و به دپارتمان ‌های مربوطه نیز اعلام می‌‌نمایند. وظیفه مدیریت فرانت آفیس است تا ورود مهمانان را به دپارتمان خانه داری اعلام کند. دپارتمان فرانت آفیس مسئول ساماندهی ملاقات ها، تقسیم بندی میل ها، پاسخگویی به تلفن ها، جمع آوری اطلاعات و دیگر مسائل اداری است.

برای اینکه بتوانید در میان رقبا مزیت رقابتی داشته باشید باید همکارانی به روز و آموزش دیده داشته باشید. اهمیت این بخش از آنجایی معلوم می‌‌شود که وظیفه خوشامدگویی و تاثیر گذاری بر روی مهمانان به عهده همکاران این دپارتمان است. از آنجایی که میز پذیرش به عنوان ویترین هتل است و اولین شخصی‌ که مهمان برای رزرو اتاق با وی در تماس است از این بخش است، همکاران این بخش باید روحیه ای آرام داشته باشند و با ادب و احترام با مهمانان رفتار نمایند. خصوصیات شخصیتی نقشی‌ حیاتی در این دپارتمان مهم از هتل ایفا می‌‌کنند.